ECUACION PATRIMONIAL

Todo comerciante tiene dos problemas fundamentales en lo referente a la administración de su empresa, que le interesan resolver:

1)    Conocer la composición y variaciones de su Patrimonio.

2)    Saber si obtiene pérdidas o ganancias en su actividad.

Ambos problemas son resueltos por la Contabilidad, o históricamente llamada, Teneduría de Libros; arte que mediante el uso de cuentas, es capaz de mantener perfecto control de todo el movimiento de la empresa.

Las cuentas se dividen en dos grandes y principales grupos, que trabajan independientemente aunque por lógica vinculados entre sí y se llaman Cuentas Patrimoniales las que atienden al primer problema y Cuentas de Resultado, las que atienden el segundo de ellos.

Una cuenta patrimonial no es de resultados y una cuenta de resultados no es patrimonial.

Cuentas Patrimoniales-Patrimonio

Definición: El patrimonio es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que toda persona tiene.

Esta definición expresa un concepto fácil de asimilar y de la misma podemos obtener por simple análisis de su contenido las siguientes conclusiones:

a)    El patrimonio es un conjunto y no una noción simple.

b)    Ese conjunto está formado por tres elementos: Bienes-Derechos-Obligaciones.

c)    Los bienes y los derechos, reciben la calificación de Activo.

d)    Las obligaciones se llaman pasivo.

e)    La diferencia entre todo el activo menos todo el pasivo se llama capital.

f)     El capital es la auténtica inversión que ha hecho el comerciante y aunque no pertenece propiamente al Pasivo, se lo coloca junto al mismo para igualar al activo tal como puede comprobarse en la ecuación patrimonial.

Ecuación Patrimonial:

Activo y Pasivo = Patrimonio

Activo – Pasivo = Capital

                                        Activo = Pasivo + Capital

Tenemos entonces que el Patrimonio se divide en dos grandes ramas: La rama activa que comprende todos los bienes y derechos y la rama pasiva que comprende todas las obligaciones a las cuales se le suma el Capital para igualar.  Ambas ramas sufren una subdivisión en grupos funcionales.  Llamados así porque atienden a la función que dentro del patrimonio cumplen sus componentes.

A continuación vamos a dar todos los grupos funcionales, haciendo en cada uno de ellos un estudio que comprenda su concepto, ejemplo de las cuentas más comunes que lo integran y su forma de operar contablemente:

I-Activo

1)    Disponibilidades: Su mismo nombre nos da la idea de algo que se encuentra disponible, pudiendo en forma inmediata transformarse en cualquier otro grupo de activo, o bien sirviendo para extinguir un pasivo o también para abonar un gasto.

2)    Se trata de dinero en efectivo, que puedo tener en mi poder o depositado en bancos, cajas de ahorro, o instituciones similares.

Se debitan: Cuando ingresa dinero en Caja, cuando depositamos dinero en Bancos, Cajas de ahorro, etc. .

Se acreditan: Cuando sale dinero de Caja, cuando el Banco paga nuestros cheques, cuando retiramos de caja de ahorros, etc. .

Ejemplo de cuentas : Caja, Bco. Tal c/c, Bco. Cual Caja de ahorros, etc. .

3)    Bienes de Cambio:

Se identifica a los Bienes de Cambio por ser aquellos que el comerciante adquiere con el propósito ulterior de venderlos lucrando con ellos y lo hace en el mismo estado en que los adquirió o luego de darles otra forma de mayor o menor valor.

Los Bienes de Cambio tienen “gran velocidad de circulación económica”, lo cual significa que están permanentemente entrando y saliendo de nuestro patrimonio y es el mismo comerciante quien por todos los medios trata de aumentar dicha velocidad, porque comprando a un precio y vendiendo a otro mayor, cuantas más operaciones efectúa, mayor será su ganancia.

Se trata de las mercaderías, materias primas, productos agricolo ganaderos, mineros, etc., destinados a su venta directa o a su transformación previa para venderse despues.

Ejemplo de cuentas: Mercaderías, Materias Primas, Productos elaborados, Ganado vacuno, Trigo, etc. .

Se debitan:  Cuando ingresan en nuestro patrimonio, bien sea, por compra directa, por propia elaboración, extracción, cultivo, natalidad, etc. .

Se acreditan:  Cuando egresan o desaparecen, normalmente por venta, transformación, etc. . Eventualmente por destrucción total o parcial, inutilidad u obsolescencia (pérdida de valor por el paso de moda).

4)    Bienes de Uso:

Tal como su nombre lo indica, son aquellos que el comerciante adquiere para usar

en su comercio y lo compra satisfaciendo su comodidad, gusto, economía y mayor utilidad..

Se caracterizan por su escasa velocidad de circulación económica, ya que incorporados al patrimonio permanecen en él mucho tiempo, cosa que el mismo comerciante busca obtener.

Se trata de las estanterias, mostradores, maquinarias de taller, máquinas de escribir, computadores, rodados, inmuebles de uso propio, reproductores animales, montes frutales, etc. .

Se debitan: Cuando se adquieren, bien sea por compra, construcción o cualquier otra forma.

Se acreditan: Normalmente por amortización (rebaja paulatina de valor por el desgaste normal), eventualmente por destrucción parcial o total o por venta.

Ejemplo de cuentas:  Inmuebles, Muebles y Utiles, Instalaciones, Rodados, Utiles de Oficina, Campos, Herramientas, Laboratorios, etc. .

5)    Créditos:

Este grupo esta formado por todo aquello que le deben al comerciante, vale decír derechos al cobro.

En la actividad mercantil, es común que todo comerciante de y tome crédito, se conoce vulgarmente como “fiado” o venta a plazo y puede ser el crédito personal cuando se otorga con la sola garantía de la persona o real cuando un bien, mueble o inmueble, garantiza el crédito.

Se trata de las ventas a plazo, préstamos comerciales, etc. .

Ejemplo de Cuentas:  Deudores varios, Deudores por ventas, Doc. A Cobrar, Prendas a cobrar, Deudores prendarios, Hipotecas a cobrar, Deudores hipotecarios, Intereses a cobrar, Comisiones a cobrar, Alquileres a cobrar y en general toda otra cuenta cuyo nombre nos indique un derecho al cobro.

Se debitan: Cuando nace nuestro derecho al cobro.

Se acreditan:  Cuando se extingue nuestro derecho, ya sea por haberse cobrado o por resultar incobrable.

                        Personal        Se pondera a la persona

Créditos

                                                                                              Mueble - Prenda

                        Real                Se pondera una “cosa”

                                                                                              Inmueble – Hipoteca

6)    Bienes Inmateriales:

Tal como su nombre lo indica, son aquellos bienes que no tienen prescencia física siendo más bien una concepción ideal.

No obstante en algunos casos llegan a tener valor y en oportunidades excepcionales pueden llegar a valer más que todos los otros bienes materiales juntos.

Se trata del derecho a un nombre o marca, de un invento, de una ubicación privilegiada, de una obra literaria, musical, plástica, un diseño, modelo, etc. .

Ej de Cuentas:  Marca Registrada, Patente de invención, Derechos de autor, Conceciones, Llaves de comercio, etc. .

Se debitan:  Como siempre al ingresar al patrimonio bien sea por creación, registro directo o bien por compra.

Se acreditan:  Por amortización contable, por venta o por inutilidad.

7)    Inversiones:

Se denominan de esta manera los fondos destinados a obtener beneficios, fuera de lo que constituye la actividad empresaria habitual.

Suele ocurrir que los comerciantes llegan en su negocio a la situación de rentabilidad máxima, punto en el cual sería inútil seguir incrementando el Capital en giro porque no se obtendría más utilidad con ello.

En estas circunstancias lo aconsejable es que procure invertir en otras muchas actividades que sí le procuren beneficio, pudiendo entre otras cosas, comprar acciones títulos, bonos, letras de tesorería, debentures o que compre un inmueble para alquilar, o que ponga dinero a interés, o que exploten un campo, etc. .

Ej de cuentas:  Títulos y acciones, Valores Mobiliarios, Inmuebles en alquiler, Prestamos a Interes, Cuotas en “Fulgor SRL”, Explotación campo “Los Tilos”, etc. .

Se debitan: Cuando se realiza la inversión.

Se acreditan: Cuando la inversión termina y recuperamos los fondos puestos en los mismos.

8)    Cargos Diferidos:

Constituyen este grupo todos aquellos gastos que habiendose pagado en el ejercicio, no corresponden al mismo sino al próximo venidero.

Se trata en realidad de gastos futuros pagados en el presente y por tal motivo constituyen por el momento un activo.

Tal seria por ejemplo el caso de haberse abonado totalmente una póliza de seguros que cubre el riesgo de incendio por un año parte del cual corresponde al próximo ejercicio (supongase que se toma el 1/5/99 cubriendo hasta el 30/4/00, es evidente que abarca un año pero solo ocho meses de este ejercicio y la diferencia, o sea, cuatro meses; corresponden al próximo ejercicio, siendo en la actualidad un cargo diferido.  Ejemplo de cuentas: Impuestos anticipados, Anticipos al personal, Comisiones pagadas por anticipado y en general todo gasto que se pague anticipadamente y sobrepase el ejercicio.

Se debitan: Al diferirse el cargo o pérdida para ejercicios futuros.

Se acreditan: Cuando llegado el momento son definitivamente una pérdida.

PASIVO

1)    Deudas:

Este capitulo es quizá el más representativo del Pasivo y se lo suele denominar “Pasivo propiamente dicho”, son todas las obligaciones que soporta el comerciante y puede admitir una subclasificación similar a la que hemos hecho en el grupo Activo Créditos, en personales y reales.  Además se subclasifican teniendo en cuenta el origen de la deuda y así podemos encontrar:

a)    Deudas Comerciales:

Son las que se originan por motivos comerciales con otros comerciantes, por la compra de mercaderías, materias primas, maquinarias, etc. .

b)    Financieras o bancarias:

Son las motivadas en prestamos de dinero recibidos de bancos y otras instituciones financieras.

c)    Fiscales:

Se originan por deudas al Fisco ya sea nacional, provincial o municipal, por impuestos, tasas o contribuciones.

d)    Deudas sociales.

Son las contraidas con las distintas cajas e Instituciones de Previsión social por aportes jubilatorios y otras contribuciones (salario familiar, turismo social, etc. ).

e)    Otras deudas:

En este capítulo entrarían todas las otras deudas que no encajan en los cuatro grupos anteriores siendo generalmente de menor importancia por el monto y la frecuencia con que se producen.

Ejemplo de cuentas:

Acreedores varios, Acreedores por compras, Obligaciones a Pagar, Obligaciones bancarias,  Prendas a pagar, Acreedores prendarios, Hipotecas a pagar, Acreedores hipotecarios, Aportes jubilatorios a pagar, Impuestos a pagar, Comisiones a Pagar, Intereses a Pagar y en general toda otra cuenta cuyo nombre nos indique una obligación de pago.

Se acreditan:

Cuando nace la deuda.

Se debitan:

A medida que la vamos pagando y hasta su extinción.

2)    Provisiones:

Así se llaman a los fondos que el comerciante destina para atender cargos ciertos, futuros y de cálculo exacto.

Se trata en general de formar una provisión de fondos por un hecho que sabemos que va a ocurrír y cuyo monto exacto podemos determinar anticipadamente.  El caso más tipico ocurre con los impuestos que gravan un ejercicio y que se pagan vencido el mismo.

Ejemplo de cuentas:

Provisión para impuestos, Provisión para Cargas sociales, Provisión para aguinaldos, etc. .

Se acredtitan:

Cuando se hace la provisión.

Se debitan:

Cuando llegado el momento se utilizan los fondos provistos.

3)    Previsiones:

Son los fondos destinados para atender hechos futuros, probables pero inciertos y de cálculo estimativo.  Todo empresario responsable, debe constituír fondos de previsión para prevenir los daños derivados de riesgos, salvo que opte por tomar un seguro y aún en estos casos es también aconsejable la previsión.

Ejemplo de Cuentas:  Previsión para incendios, Previsión para accidentes obreros, Previsión para inundaciones, Previsión para granizo, Previsión mortandad animal, etc. .

Se acreditan:

Cuando se forman las previsiones y cada vez que se aumentan los fondos de las mismas.

Se debitan:

Cuando se utilizan los fondos para reparar los daños en caso de producirse el riesgo previsto o cuando desaparecido el riesgo, la previsión se tornan inutil.

4)    Utilidades Diferidas:

Este grupo comprende todas aquellas utilidades que habiendose cobrado en el ejercicio no corresponden al mismo sino que pertenecen a ejercicios posteriores.

Sería por ejemplo el caso de haber cobrado con fecha 1/9/98 intereses por un préstamo que abarca hasta el 28/2/99 o sea, seis meses, la suma cobrada es de $ 6.000 pero observese cuanto de lo cobrado corresponde como ganancia a este ejercicio que termina el 31/12/98.  Evidentemente solo cuatro meses por que los intereses correspondientes a Enero y Febrero de 1.999 corresponden a un ejercicio todavía no cerrado y por lo tanto constituyen Utilidades Diferidas.

Ejemplo de cuentas:  Intereses cobrados por adelantado, Anticipos cobrados sobre comisiones, Alquileres cobrados por anticipados.

Se acreditan:

Cuando se difiere la utilidad, es decír cuando nace la cuenta.

Se debitan:

Cuando transcurrido el tiempo, se transforman en utilidades definitivamente ganadas.

III-Capital, Reservas y Resultados:

Bajo este nombre conocemos al también llamado “Grupos de cuentas del Capital” queriendo con ello significar que aunque se las divide bajo tales grupos distintos, todas responden al concepto de Capital.

Ya tenemos una noción anterior donde expresaramos que el Capital es la diferencia entre el Activo menos el Pasivo, agregaremos ahora que el Capital constituye la resposabilidad del comerciante frente a los terceros, pues cuanto mayor sea este grupo más responsable es la empresa.  Siguiendo el mismo órden del título, daremos la explicación:

a)Capital:

Damos por explicado su concepto con todo lo dicho anteriormente.

b)Reservas:

Constituyen las reservas, un anexo del Capital, se forman con utilidades no distribuidas y refuerzan la responsabilidad de la empresa.

Se asemejan mucho a las previsiones con la única diferencia que aquellas tienen una afectación definida (para incendios, accidentes, inundaciones, etc. ), mientras que las reservas puras se forman para cualquier evento.  Hay algunas reservas cuya creación esta impuesta por la ley en forma obligatoria, como en el caso de las SA, SRL, etc., y por tal motivo se los llama Reserva Legal, otras, la mayoria; se crean por voluntad de los mismo empresarios denominándolas por lo tanto Reservas Facultativas o Voluntarías.

c) Resultados:

Normalmente toda empresa llegado el final del ejercicio, determina el resultado del mismo y de las ganancias obtenidas.  El o los dueños se encargan de darles destino, haciendo lo que se llama “Distribución de Utilidades”.

Pero en algunos casos y por distintos motivos, no se llega a hacer esa distribución quedando las utilidades provisoriamente sin distribuir.  A esta se las coloca junto con el Capital como Resultados no Distribuidos, aumentando el capitulo que estamos viendo.

Ej. De cuentas:  Capital, Capital social, Capital Suscripto, Reserva Legal, Reserva Facultativa, Reserva estaturaria, Resultado del Ejercicio.

Se acreditan:

El  Capital cuando nace la empresa y toda vez que aumenta el mismo, las reservas cuando se crean y tambien cuando se aumentan, los resultados cuando quedan sin distribuir.

Se debitan:

El Capital cuando por cualquier circunstancia disminuye, las reservas cuando son utilizadas para alguna cosa; los resultados cuando son definitivamente distribuidos.

Corolario:

Conviene recordar fundamentalmente lo siguiente, respecto de las cuentas patrimoniales:

El Activo:

Siempre nace de un débito, aumenta con un débito y tiene saldo deudor, también siempre disminuye con un crédito.

El Pasivo:

Siempre nace de un crédito, aumenta también con un crédito y siempre tiene saldo acreedor, también siempre disminuye con un débito.

Cuentas de Resultado:

Es este un segundo grupo de cuentas muy importantes, distintas de las patrimoniales, que se encargan tal como su título lo indica de registrar los resultados de la empresa.

La cuenta principal se llama Pérdidas y Ganancias siendo todas las demás sub divisiones de la misma, con esta particularidad: La cuenta principal o como la llamaremos “cuenta madre” no opera en las registraciones normales durante todo el ejercicio, haciéndolo en su lugar las subdivisiones y éstas, terminado el ejercicio, se refunden en la primera volcando su saldo y quedando por lo tanto saldadas.  Las subdivisiones se dividen en dos grupos.  De resultado negativo y de resultado positivo, que pasaremos a estudíar en detalle:

I)              Cuentas de Resultado Negativo:

Son las encargadas de registrar todas las pérdidas que se producen en el ejercicio, su saldo es siempre deudor por aquello de que las “Pérdidas se debitan”.

Ejemplo de cuentas: Gastos Generales, Sueldos y Jornales, Cargas Sociales, Impuestos, Seguros, Alquileres pagados, Intereses pagados, Reparación rodados, Publicidad, Mortandad, y en general toda otra cuenta que nos indique una pérdida.

Se debitan:

Al producirse la perdida.

Se acreditan:

Al finalizar el ejercicio cuando vuelcan su saldo en la cuenta madre (Pérdidas y Ganancias)

II)             Cuentas de Resultado Positivo:

Su función consiste en registrar las ganancias que se producen, su saldo es siempre Acreedor por que “Las ganancias se acreditan”.

Ejemplo de cuentas:

Ventas, Intereses Ganados, Comisiones Ganadas, Descuentos Ganados, Alquileres Cobrados, y en general toda cuenta que indique una ganancia.

Se acreditan:

Cuando se produce una ganancia.

Se debitan:

Cuando vuelcan su saldo al finalizar el ejercicio en la cuenta madre Pérdidas y Ganancias.